Published in: العلاقات

استراتيجية المشاريع الاحترافية

Author أ. بتول ندة

Published on: 7 أكتوبر، 2023

أ. بتول ندة

تدقيق لغوي: أ. موانا دبس

ما هي مجالات إدارة المشاريع الاحترافية؟

المجال الأول

حماية الناس ورعاية مصالحهم، ومن مهامّ مدير المشروع أن يقوم بتغطية الخلافات، وبثّ روح التعاون بين أعضاء الفريق بما في ذلك تطوير خبراتهم وأدائهم من خلال استكشاف ما لديهم من مهارات، وأيضاً فتح أبوابٍ لنقاشٍ أو تفاوضٍ في أمرٍ معين، وبناء الثقة فيما بينهم، وإرشادهم عند الحاجة.

المجال الثاني

الاستراتيجية المرنة، والقابلة للتغيير، والواقعية القابلة للتطبيق بشكلٍ عملي، وتتضمن الوعي بدراسة المخاطر، والفهم الكامل لمعنى الجودة، ووضع رؤيا واضحة لمعايير العمل، وإدراك الميزانية والموارد المُتاحة بما يتناسب مع كمية المشتريات.

المجال الثالث

مكان العمل، وتوفيره للاحتياجات عن طريق الامتثال والأخذ بعين الاعتبار أن المشروع يفي باحتياجات الشركة، ومتطلباتها الحالية والمستقبلية، وإدراك الفوائد حيث تقع مسؤولية ذلك على واضعي المشروع، وكيفية إيجاد طريقة لتتبُّع الفوائد وتحصيلها. يجب إدراك احتياجات العصر الحالي، وفهم آلية العمل، وكيف أصبحت الآن خارج إطار الشركة، وذلك بمراجعة تأثيرات البيئة الخارجية، وأن يكون هناك علمٍ بها لكي يتمّ تعديل المشروع وفقاً لحاجة المجتمع الراهنة.

المجال الرابع

تعزيز الدعم التنظيمي، وترك أثرٍ فعّال للعمل الصّحيح، وبشكلٍ أقوى في الشركة، وذلك يبرهن على الذكاء، وإمكانية التغيير للأفضل بما يتفق مع النّظام، ولا يخلُّ بقواعد المشروع أو الشركة. ^[1]

ما هي خطة اتصال المشروع؟

خطة الاتصال هي تحديد المعلومات التي سيتمُّ نشرها من قبل أصحاب المصلحة أو المدير من حيث ما سيتمُّ إيصاله من أفكار، وكم عدد المرات التي يجب أن تصل بها، ومتى يتمُّ إيصالها، والقنوات التي يتمُّ استخدامها لإيصال الأفكار. ^[2]

كيف تُنشأ خطة اتصالات المشاريع الاحترافية؟

1- تحديد نصائح وإرشادات الاتصال الخاصة بالمشروع

تحديد الطريقة المناسبة لإيصال الاتصال للمجموعات طوال المشروع حيث ستضمن هذه النصائح الأفكار التي سوف تشارك مع فريق المجموعة.

2- تحديد الفئات المُستهدفة

يجب تصميم التواصل بما يتناسب الجمهور المُستهدف، وأفكارهم حيث هناك أكثر من مجموعة تقوم بالتواصل، المدير، والموظفين، وأعضاء الفريق، وآخرون.

3- تحديد مواعيد الاتصال

يوجد لكل شخصٍ في الجمهور المُستهدف جدولٌ زمنيٌّ لتلقي المعلومات والتواصل، ويتمُّ من خلاله تقدير الوقت فيما إذا كانوا يحتاجون لتواصلٍ كل يوم، أو أسبوع، أو شهر.

4- اختيار طريقة التسليم وإيصال المعلومات

هناك عدة خيارات لطريقة التواصل إما من خلال البريد الإلكتروني، أو الرسائل، أو الاتصالات، أو المكالمات الهاتفية. ^[2]

إدارة أخطار للمشاريع الاحترافية

1- التجنُّب

في بعض الأوقات لا يكون التجنُّب خياراً صحيحاً أو وارداً لكنه محتمل، فتجنُّب بعض المخاطر قد تجعلنا نتجاوزها دون خسائر.

2- الاحتفاظ والحماية

في بعض الأوقات، وبسبب تكرار الحوادث قد يكون الاحتفاظ ببعض الأشياء أو المعلومات، وحتى المخاطر هو تفادٍ للخطر ذاته، مثال: تحتفظ المنظمة بمخاطر فقدان بطاريات الألواح الشمسية، وأعمدة الإنارة بسبب صعوبة تقييم كل هذه الهياكل مع بعضها عندما يتمُّ حدوث خسائرٍ يتمُّ استيعابها من التمويل الذي يأتي للمشاريع الكبيرة من دون إلغائها أو دفع أجورٍ لصيانتها.

3- الانتشار

يمكن توضيح خطر الانتشار على الأشخاص والممتلكات العامة عن طريق منشورٍ إعلانيٍّ أو تصميمٍ يوضّح الخطر من توسُّعها، مثال: تصميمٌ يوضّح خطر امتداد حرائق الغابات، وتأثيره على الهواء، وانتشار الكربون. ^[3]

ما هي إدارة تكاليف المشروع؟

هي عملية التّنسيق والتخطيط للتحكم في الموارد المادية المُتاحة لشركة، ووضع ميزانيةٍ للمشروع، وكذلك هي شكلٌ من أشكال المحاسبة، وتساعد الشركة على تقدير حجم ميزانيتها، وتخصيص ما يلزم في إدارة المشروع. ^[4]

ما هي خطوات إدارة التكاليف؟

1- الإعداد

حيث يُحدّد من هم أصحاب المصلحة في المشروع، والوسائل المستخدمة لإدارة التّكاليف.

2- تقييم الموارد

حيث يتمُّ تخطيط الموارد المتاحة لإدارة المشروع، ويُحدّد تنسيق الموارد جميع الوسائل، والمعدات المطلوبة، وإمكانية تخصيصها، وكيف سيتمُّ تخصيصها.

3- وضع ميزانية وتقدير التكاليف

يوضع تقديرٌ لميزانية المشروع، وتظهر الصورة الكاملة لحجم الأعباء المادية مع توزيع وتخصيص الموارد المُتاحة بشكلٍ صحيح.

4- مراقبة وإغلاق التكاليف

يتمُّ تتبُّع الميزانية أثناء فترة تقديم المشروع عن طريق بياناتٍ يقدمها فريق المشروع، وعلى المدير أن يدقّق في حال تجاوزت التكلفة الحدَّ المسموح به، وأن يتخذ الإجراءات اللازمة لاستيعاب وتغطية التكاليف، وتقليل الانحرافات عن الميزانية، ووضع حدٍّ للميزانية عند الحاجة والضرورة.

ما هي إدارة جودة المشاريع الاحترافية؟

الجودة: هي مطابقة المنتج للمعايير العالمية، وسهولة استخدامه، ومهما كان نوع المشروع، فيجب أخذ الوقت الكافي لوضع مميزاته، وتحديد خصائص الجودة فيه التي تميزه عن أي منتجٍ آخر حتى يفهم الجمهور المُستهدف الغاية، وأيضاً يزيد من الإقبال على شراء المُنتج. ^[5]

ما فوائد إدارة جودة المشروع؟

1- الحفاظ على ثقة العملاء وكسب رضاهم

إن الحفاظ على جودة المنتج أمرٌ ضروريٌّ ومهمٌّ، ويوضّح مقدار عمل الفريق بشكلٍ دائمٍ لضمان التقدم والجودة في المنتج الذي وضعوه.

2- تُقلّل من احتمالية فشل المشروع

حيث تساعد إدارة الجودة على تحديد العوائق والمشكلات التي تحدث بشكلٍ متكرر، واتخاذ الإجراءات لتخطّيها في الوقت اللازم للحرص والتأكد من أن تسليم المشروع خالٍ من الأخطاء، ويتوافق مع معايير الجودة.

3- الرّقي وإجراء التحسين المستمر

تساعد إدارة الجودة على النهوض في كل مرحلةٍ من مراحل العمل بشكلٍ صحيح، وهذا يساعد الفريق على تقديم أفضل ما لديه، والوصول للنتائج المرجّوة.

4- تقليل الوقت والجهد المستقبلي في المشاريع

لأن إدارة الجودة تسهل العمل، وتطوره بشكلٍ دائم، ومع مرور الوقت سيُلاحَظ التغيير على الشخص من حيث الكفاءة، والسرعة في إنجاز المشاريع، وصياغة الأفكار.