Published in: العلاقات

أفضل استراتيجيات لإدارة الوقت

Author أ. سعاد شوا

Published on: 4 مايو، 2024

أ. سعاد شوا

تدقيق لغوي: أ. موانا دبس

يعاني معظم الناس مشاكل في تنظيم الوقت، وينجم عنها الكثير من الضغط والتوتر والإحباط الناجم عن عدم إنجاز المهام الموكلة إليهم في وقتها، ففي أيام العمل والدراسة لا يجد الناس فرصةً للتفكير بما يتوجب عليهم القيام به، وينتهي بهم الأمر بتضييع الوقت دون تحقيق أي شيءٍ يذكر، مما يؤدي إلى شعورهم بالذنب، لذلك لابدّ من إدارة الوقت بشكلٍ فعال.

إن إدارة الوقت من الاستراتيجيات المهمة، والتي يتوجب على كل فرد تعلمها، ولا يمكن للقائد أن يكون فعالاً في مؤسسته أو ناجحاً في إدارته إلا من خلال إتقانه لتوزيع وقته وفقاً للمهام الموكلة إليه، لذا يجب توفير برامج تدريبية خاصة بإدارة الوقت في كل مؤسسة من أجل تدريب أفرادها على تعلم إدارة الوقت.

استراتيجيات إدارة الوقت العملية

يمكن أن يؤدي تنفيذ استراتيجيات إدارة الوقت العملية إلى تحسين نتاج العمل، وتقليل مستويات التوتر، ومساعدة الأفراد على تحقيق أقصى استفادةٍ من وقتهم. ومن خلال دمج هذه الاستراتيجيات في الروتين اليومي يمكن للأفراد تحسين استخدامهم للوقت، وتحقيق الأهداف بفعالية أكبر، وحدد الباحثون أهمية الإدارة الفعالة للوقت في هذا المحتوى الثاقب بدءاً من فهم أساسيات إدارة الوقت، وحتى التعرف على أهميته وفوائده التي يجلبها.

تمّ وضع استراتيجياتٍ عملية لتحسين استغلال الوقت، وتحسين الإنتاج والتوازن بين العمل والحياة في عالم يزداد سرعة مع مرور كل يوم، فالوقت هو المورد الأكثر قيمة لدينا، وتعدُّ القدرة على إدارة الوقت بشكلٍ فعال أمراً بالغ الأهمية لتحقيق النجاح، والحفاظ على حياةٍ متوازنةٍ ومرضية. بغض النظر عما إذا كان المرء طالباً، أو محترفاً، أو فرداً يسعى للنمو الشخصي، فإن إتقان مهارات إدارة الوقت أمرٌ ضروري.

ما هي أفضل استراتيجيات لإدارة الوقت؟

1- تحديد أهداف واضحة على المدى القصير أو الطويل

فالأهداف الواضحة توفر إحساساً بالاتجاه والغرض، ويجب أن تكون الأهداف قابلة للتحقيق والقياس لتقييم التقدم، ومحددة بالوقت أي أهداف ذكية.

2- تحديد أولويات المهام

تحديد مدى إلحاح وأهمية كل مهمة في قائمة المهام الخاصة، واستخدام تقنيات، مثل: تقنية مصفوفة أيزنهاور المهمة العاجلة، حيث يتمُّ تصنيف المهام على أنها عاجلة ومهمة أي يجب القيام بها على الفور، أو مهمة وليست عاجلة أي هناك وقت للقيام بها، أو عاجلة وليست مهمة أي يمكن القيام بها بالتفويض، أو ليست عاجلة ولا مهمة أي يمكن القيام بها في أوقات الفراغ، لذلك يجب تحديد أولويات المهام بناءً على أهميتها، وتخصيص الوقت وفقاً لذلك.

3- التخطيط والجدول الزمني

تخصيص وقت لتخطيط وجدولة الأنشطة، واستخدام أدوات، مثل: التقويمات، أو المخططات، أو التطبيقات الرقمية لتنظيم اليوم، أو الأسبوع، أو الشهر. تقسيم المهام الأكبر إلى خطوات أصغر، وتخصيص فتراتٍ زمنية محددة لكل نشاط. مع تحديد مواعيد نهائية واقعية، مما يتيح وقتاً احتياطياً للانقطاع أو التأخيرات غير المتوقعة.

4- حظر الوقت

ويتضمن حظر الوقت تخصيص فتراتٍ زمنية محددة لأنشطة مختلفة، كتخصيص فتراتٍ زمنية متواصلة للعمل المركز، والاجتماعات، ورسائل البريد الإلكتروني، واستراحات تتضمن الأنشطة الشخصية، ويتمُّ ذلك من خلال إنشاء روتينٍ منظم، حيث يقلل تحديد الوقت من عوامل التشتيت، ويجدد النشاط، ويحسن الإنتاجية والتركيز.

5- تجنُّبُّ المهام

على الرغم من أن تعدُّد المهام قد يبدو فعالاً، إلا أنه غالباً ما يؤدي إلى انخفاض الإنتاجية وزيادة الأخطاء، وبدلاً من ذلك يجب التركيز على مهمة واحدة في كل مرة، وإعطاءها الاهتمام الكامل، وإكمالها قبل الانتقال إلى المهمة التالية، فالتركيز على نشاطٍ واحد، يمكّن من العمل بكفاءةٍ أكبر، وتحقيق نتائج أفضل.

6- تعلم كيفية التفويض

وهي تقنية تفويض بعض المهام للآخرين الأمر الذي يحرر وقتاً للقيام بأنشطة أهم أو ذات قيمة عالية، وذلك بتحديد الأفراد الأكفاء الذين يمكنهم التعامل مع مهام محددة، وتعيين المسؤوليات وفقاً لذلك، ويعمل التفويض الفعال على تحسين الإنتاجية، ويسمح بالتركيز على المهام التي تتطلب خبراتٍ معينة.

7- إدارة عوامل التشتيت الرقمية

يمكن أن تستهلك عوامل التشتيت الرقمية، مثل: إشعارات وسائل التواصل الاجتماعي، أو رسائل البريد الإلكتروني الكثير من الوقت، لذلك يجب التقليل من عوامل التشتيت عن طريق جدولة وقتٍ مخصصٍ للتحقُّق من رسائل البريد الإلكتروني أو رسائل التطبيقات الأخرى والردّ عليها. وهنا يجب التفكير في استخدام أدوات حظر مواقع الويب أو بعض التطبيقات التي تشتت الانتباه أثناء فترات العمل المركزة.

8- أخذ فترات راحة منتظمة

عند القيام بالكثير من المهام دون استراحة، يصعب الحفاظ على نفس المستوى من التركيز. إن فترات الراحة ضرورية للحفاظ على التركيز والإنتاج، لذلك لابدّ من تضمين فترات راحةٍ قصيرة في جدول العمل لإعادة شحن العقل وتنشيطه. كما يجب استغلال هذا الوقت في ممارسة الأنشطة التي تساعد على الاسترخاء، وتجديد النشاط، مثل: المشي، أو ممارسة تمارين التنفس العميق، أو الاستمتاع بممارسة إحدى الهوايات.

9- خلق عادات تخطيط جديدة

يجب أن يبدأ كل يوم بفكرةٍ واضحة عما يجب القيام به في هذا اليوم، لذلك يجب أن يبدأ الضبط من ساعات الصباح الأولى وفقاً لما يتوجب إنجازه.

10- المراجعة والتأمل

يجب مراجعة التقدم بانتظام، وذلك بتحليل ما نجح بشكل جيد، وما يحتاج إلى تحسين، ويجب ضبط الاستراتيجيات لتحقيق أقصى قدرٍ من الكفاءة والفعالية. إن التقييم والتكيف المستمر يؤدي إلى التحسين المستمر في إدارة الوقت.

11- ممارسة الرعاية الذاتية

إعطاء الأولوية لأنشطة الرعاية الذاتية بما في ذلك النوم، وممارسة الرياضة، والأكل الصحي، والاسترخاء. إن الاهتمام بالصحة الجسدية والعقلية يعزز الإنتاجية، ومستويات الطاقة، ونوعية الحياة بشكل عام. إن دمج الرعاية الذاتية في الجدول الزمني للعمل هو أولوية غير قابلة للتفاوض. ^[1]