Published in: العلاقات

إدارة الوقت – أهميته وفوائده

Author أ. سعاد شوا

Published on: 28 أبريل، 2024

أ. سعاد شوا

تدقيق لغوي: أ. موانا دبس

ماذا تعني إدارة الوقت؟

هي عمليةٌ تحدّد كيفية استغلال الوقت بشكلٍ أفضل للوصول إلى الأهداف بشكلٍ فعّال، فهي تمكّن الأفراد من تقييم المهام وتعيينها، وذلك من خلال الحفاظ على جدولٍ زمني، والتخلص من المماطلة والتأجيل، كما أنها تساعد الفرد في الحفاظ على الإنتاجية، والتقليل من القلق.

ما هي آلية عمل إدارة الوقت؟

تعدُّ إدارة الوقت مهارةً حاسمةً تتضمن التخصيص الكفء والفعال للوقت المتاح للفرد، وذلك لإنجاز المهام، وتحقيق الأهداف، وهو يشمل عملية التخطيط، والتنظيم، وتحديد الأولويات، والتحكم في الطريقة التي يتمُّ من خلالها الاستفادة من الوقت لزيادة الإنتاج، وتقليل الساعات الضائعة.

لا تسمح إدارة الوقت الفعّالة للأفراد بإنجاز مهامهم، وإتمام مسؤولياتهم وفقاً للمواعيد النهائية المحددة فحسب، بل تساعد أيضاً في تقليل التوتر، وزيادة التركيز، وخلق توازنٍ أفضل بين العمل والحياة. إن إدارة الوقت في جوهرها قائمةٌ على اتخاذ خياراتٍ مدروسةٍ حول كيفية تخصيص الوقت بناءً على أهمية المهام وضرورتها.

وهذه المهارة تمكّن الأفراد من التحكم في وقتهم، وتحقيق أقصى استفادةٍ من أنشطتهم اليومية، ويتضمن ذلك تحديد أهدافٍ واضحة، وتقسيمها إلى خطواتٍ أصغر يمكن التحكم بها ثم تخصيص فتراتٍ زمنيةٍ محددة لكل مهمةٍ أو نشاط، بالإضافة إلى ذلك تشجع إدارة الوقت الأفراد على الحدّ من عادات إضاعة الوقت، والتخلص منها، مثل: المماطلة، والتأجيل أو تعدّد المهام، وذلك لتحقيق أقصى استفادةٍ من ساعاتهم المتاحة.

ما هي أهمية إدارة الوقت؟

تلعب إدارة الوقت دوراً حيوياً في مختلف جوانب الحياة بدءاً من الجوانب الشخصية، وحتى الجوانب المهنية، وتعدُّ إدارة الوقت بشكلٍ فعّال أمراً بالغ الأهمية لزيادة الإنتاجية، وتقليل مستويات التوتر، وتحقيق الأهداف، والحفاظ على توازنٍ صحي بين العمل والحياة، وتعزيز النمو الشخصي. ومن جهةٍ أخرى يمكن للمماطلة أن تضع الإنسان في مأزق، وتجعل الأمور أكثر صعوبةً مما ينبغي، ولقد ثبت أن إدارة الوقت مفيدةٌ لعدة أسباب، وهي:

1- تزيد الإنجازات

تعدُّ الإنتاجية العالية أمراً ضرورياً في الحياة العملية، فليس هناك حرية في إضاعة الوقت، هناك العديد من المهام، ولا يمكن إكمالها إلا إذا كان الإنسان نشيطاً ومنتجاً، فعندما يكون هناك الكثير من الأشياء للقيام بها، لا بدَّ من إدارة الوقت بشكلٍ صحيح بهدف إنجاز المهام، وإكمال جميع الأعمال في الوقت المحدد.

سيؤدي عدم القيام بالمهام إلى تراكمها، وبالتالي سيتعين على الفرد التعامل معها بتوتر، وهذا أمرٌ غير صحي على الإطلاق، لذلك ستضمن إدارة الوقت توفير الوقت المناسب للقيام بكل الأشياء المطلوبة، كما تتيح للأفراد تحديد أولويات المهام، وتخصيص وقتهم بكفاءة.

ومن خلال التركيز على الأنشطة ذات الأولوية العالية، يمكن للأفراد تحقيق أقصى استفادةٍ من ساعاتهم الإنتاجية، وإنجاز المزيد في وقتٍ أقل، وتحقيق نتائج أفضل. إن الإدارة الفعّالة للوقت تمنع إضاعة الوقت في المهام غير الأساسية أو الإرهاق بسبب عبء العمل الثقيل.

2- تعزّز اتخاذ القرار الفعّال

عندما لا يكون الإنسان في عجلة من أمره، فإنه يأخذ الوقت الكافي للتفكير قبل اتخاذ أي قرار، أما ضيق الوقت يجعله أكثر عرضةً لاتخاذ القرار الخاطئ، لهذا السبب من المهمّ جداً إدارة الوقت بفعالية حتى تكون القرارات صائبة، وفي الوقت المناسب.

لذلك لا بدّ من إدارة الوقت بطريقةٍ تكون فيها مساحة كبيرة للتفكير والتأمل حتى لا يندم على المدى الطويل، حيث تتيح إدارة الوقت للأفراد تخصيص الوقت الكافي للتفكير النقدي، واتخاذ القرار، فالقرارات المتسرّعة والمتهورة يمكن أن تؤدي إلى عواقب سلبية.

ومن خلال الإدارة الفعّالة للوقت، يتمتع الأفراد بمساحةٍ لتقييم الخيارات، وموازنة الإيجابيات والسلبيات، وجمع المعلومات، واتخاذ قراراتٍ سليمة، وهذا ينطبق على كلٍّ من الخيارات الشخصية والمهنية.

3- تزيد من التوازن الصحي بين العمل والحياة

يعدُّ التوازن بين العمل والحياة أمراً بالغ الأهمية، فعندما يعمل الإنسان بكفاءة يكون قادراً على إكمال المهام قبل الموعد النهائي ثم الانتقال إلى الأنشطة الأخرى، كما يكون بإمكانه الحصول على كل وقت الفراغ الذي يحتاجه، مما يساعده على الاهتمام بحياته الشخصية والمهنية.

إن تحسين الإنتاج، وإنجاز العمل في الوقت المُفترض يساعد في الحفاظ على التوازن، وعدم الوقوع في حافة المماطلة. إن إدارة الوقت ضرورية للحفاظ على توازنٍ صحي بين العمل والحياة الشخصية، ودون الإدارة المناسبة للوقت، يمكن أن يتعدى العمل على الوقت الشخصي، مما يؤدي إلى الإرهاق، وتوتر العلاقات.

من خلال تخصيص الوقت للمهام المتعلقة بالعمل، بالإضافة إلى الأنشطة الشخصية، والهوايات، والرعاية الذاتية، يمكن للأفراد تعزيز أسلوب حياةٍ متوازن، وتحسين الرفاهية، والرضا بشكلٍ عام.

4- تحسُّن الانضباط الذاتي والمُساءلة

الانضباط الذاتي مهمٌّ جداً عندما يتعلق الأمر بأخلاقيات العمل، فالجميع يماطل، ولكن الأشخاص الذين لديهم انضباطٌ ذاتيٌّ صحيح يعرفون متى يجب عليهم وضع حدٍّ للمماطلة. إن الإدارة الفعّالة للوقت تزرع الشعور بالمساءلة والانضباط من خلال تحديد المواعيد النهائية، وإنشاء الجداول الزمنية، كما يُحمّل الأفراد أنفسهم مسؤولية إكمال المهام ضمن الأطر الزمنية المخصصة، وبالتالي تُعزّز هذه المُساءلة الانضباط والالتزام، ونهج إدارة المسؤوليات، والوفاء بالمواعيد النهائية المحددة مسبقاً.

5- تقلّل من التوتر

إن التخلف عن العمل، والتقصير به، وسوء إدارة الوقت غالباً ما يسبّب زيادة مستويات التوتر، والقلق بشأن كيفية إنجازه، لذلك من الضروري إدارة الوقت بشكلٍ صحيح، واستخدام أدوات إدارة الوقت المناسبة حتى يتمّ التركيز على المهام دون الحاجة إلى القلق بشأن إكمالها في موعدها النهائي المحدد.

مما يؤدي إلى انخفاض مستويات التوتر بشكلٍ ملحوظ، كما يجب تجنُّب المماطلة، وكذلك تفويت المواعيد النهائية، والاندفاع في اللحظة الأخيرة، مما يخلق ضغطاً وقلقاً غير ضروريين. من خلال إدارة الوقت بشكلٍ فعال، يمكن للأفراد تخطيط وتنظيم مهامهم، وإنجازها قبل المواعيد النهائية، والتعامل مع مسؤولياتهم بعقليةٍ أكثر هدوء، ويساهم ذلك في انخفاض مستويات التوتر، وتحسين الصحة العقلية والعاطفية.

6- إدراج إدارة الوقت في الحياة اليومية

إن دمج الإدارة الفعّالة للوقت في حياة الطلاب ليس مجرد مهارة قيمة، إنها ضرورةٌ أساسية للنجاح في كلٍّ من المساعي الأكاديمية والشخصية، حيث يواجه الطلاب عدداً لا يحصى من المسؤوليات، بما في ذلك الدورات الدراسية، والأنشطة اللامنهجية، والوظائف بدوامٍ جزئي، والمشاركة الاجتماعية.

ودون الإدارة المناسبة للوقت، يمكن أن تصبح هذه المطالب مرهقة، مما يؤدي إلى التوتر، وتفويت المواعيد النهائية، وقد يصل الأمر للفشل، بالإضافة إلى التأثير الضار على الرفاهية بشكلٍ عام، ولإدراج إدارة الوقت في الحياة اليومية، يجب تحديد الأهداف والأولويات بوضوح، وتقسيم المهام إلى أجزاء يمكن التحكُّم بها، وإنشاء جدولٍ يومي أو أسبوعي منظم.

يمكن أن يساعد استخدام أدوات، مثل: المخططات، والتقويمات، والتطبيقات الرقمية الطلاب على البقاء منظمين ضمن المسار الصحيح، كما تخدمهم هذه المهارات جيداً بعد سنواتهم الأكاديمية أثناء انتقالهم إلى سوق العمل، والتعامل مع متطلبات حياة البالغين.

7- تعزيز تحقيق الأهداف

إدارة الوقت لها دورٌ فعال في تحديد الأهداف وتحقيقها، ومن خلال تقسيم الأهداف الأكبر إلى مهام أصغر يمكن التحكُّم فيها، يمكن للأفراد إنشاء خريطة طريق لتحقيق النجاح. تساعد الإدارة الفعّالة للوقت على تخصيص فتراتٍ زمنيةٍ مخصصة لمهام محددة، مما يضمن التقدم نحو النتيجة المرجوة، ويعزّز التقدم المنتظم الحافز، ويخلق شعوراً بالإنجاز، حيث يتمُّ تحقيق الأهداف خطوةً بخطوة.

8- تحسين نوعية الحياة

إدارة الوقت تمكّن الأفراد من تحقيق التوازن بين مسؤولياتهم والتزاماتهم المختلفة، مما يؤدي إلى تحسين نوعية الحياة، حيث يمكن للأفراد تخصيص وقت لعواطفهم، وهواياتهم، وعلاقاتهم، ورعايتهم الذاتية من خلال إدارة الوقت بشكلٍ فعّال، ويؤدي هذا التوازن إلى قدرٍ أكبر من الرضا، والوفاء، والسعادة الشاملة.

9- زيادة الفعالية

تسمح إدارة الوقت للأفراد بتحديد وإزالة الأنشطة التي تهدر الوقت أو الانحرافات غير الضرورية، ويمكن للأفراد العمل بشكلٍ أكثر كفاءة وفعالية من خلال تنظيم المهام، وتبسيط العمليات، كما يساهم تحديد أولويات المهام، وتحديد المواعيد النهائية، وإدارة الموارد على النحو الأمثل في تحسين الكفاءة في إكمال المهام، وتحقيق النتائج المرجوة.

ما هي فوائد إدارة الوقت؟

1- فرص أفضل

مع إدارة الوقت بشكلٍ أفضل يصبح الوقت متاحاً لحضور ورش العمل، أو أخذ الدورات، أو التواصل، أو استكشاف هواياتٍ واهتماماتٍ جديدة مما، قد يؤدي إلى التقدم الشخصي والمهني.

2- كفاءة أفضل

الإدارة الفعالة للوقت تتيح للأفراد تخصيص وقتهم بشكلٍ استراتيجي، مما يضمن إكمال المهام بأكثر الطرق كفاءة، ومن خلال تحديد الأولويات، وتنظيم المهام، يمكن للأفراد تقليل الوقت الضائع في الأنشطة غير المهمة أو غير الأساسية، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة، والاستخدام الأمثل للموارد.

3- تركيز أفضل

إدارة الوقت تساعد الأفراد في التخلص من عوامل التشتيت، وإنشاء فتراتٍ زمنيةٍ مخصصةٍ لمهام محددة، ومن خلال التركيز على مهمةٍ واحدة في كل مرة دون انقطاع، يمكن للأفراد تعزيز تركيزهم وإنتاجيتهم، وهذا يؤدي إلى عمل ذو جودةٍ أعلى، ونتائج أفضل.

4- تعزيز الوعي بالوقت

إدارة الوقت تزرع إحساساً متزايداً بالوعي والتقدير لقيمة الوقت، حيث يصبح الأفراد أكثر وعياً بكيفية تخصيص وقتهم، ويدركون أهمية تحقيق أقصى استفادة من كل لحظة، ويساعد هذا الوعي الأفراد على اتخاذ خياراتٍ واعية، وتحديد الأولويات بفعاليةٍ لتجنُّب هدر الوقت.

5- تكامل أفضل بين العمل والحياة

الإدارة الفعّالة للوقت تتيح للأفراد تحقيق التوازن بين الحياة المهنية والحياة الشخصية، ومن خلال تخصيص الوقت للمهام المتعلقة بالعمل، بالإضافة إلى الأنشطة الشخصية، والهوايات، والرعاية الذاتية، يمكن للأفراد تجربة أسلوب حياةٍ أكثر انسجاماً وإشباعاً، ويعزّز هذا التكامل الرفاهية العامة، ويمنع الإرهاق.

6- تعزيز المُساءلة

إدارة الوقت تغرس الشعور بالمُساءلة لدى الأفراد، وذلك من خلال تحديد المواعيد النهائية، وإنشاء الجداول الزمنية، حيث يُحمّل الأفراد أنفسهم مسؤولية إكمال المهام ضمن الأطر الزمنية المخصصة، وتعزّز هذه المساءلة الانضباط، والالتزام بالعمل، والأهداف الشخصية.

7- تقليل هدر الوقت والتأجيل

يمكن للتأجيل أن يعوق الإنتاجية، ويؤدي إلى زيادة مستويات التوتر، وتتضمن بعض تقنيات إدارة الوقت تقسيم المهام إلى أجزاء أصغر، وتحديد مواعيد نهائية محددة، مما يساعد الأفراد على التغلب على ميول التأجيل والمماطلة، وإن إتباع نهجٍ منظم يجعل الأفراد أكثر تحفيزاً لبدء المهام، وإكمالها على الفور.

8- تقدير الوقت بشكلٍ أفضل

مهارات إدارة الوقت تمكّن الأفراد من تقدير الوقت اللازم لإنجاز المهام المختلفة بدقة، ويساعد ذلك في التخطيط والجدولة بشكلٍ فعّال، وتجنُّب الإفراط في الالتزام، ومنع تراكم الأعمال غير المكتملة، وقد يؤدي التقدير الدقيق للوقت إلى تخصيص وقتٍ أفضل.

9- صحة ورفاهية أفضل

الإدارة الفعالة للوقت يمكن أن تؤثر بشكلٍ إيجابي على الصحة البدنية والعقلية، ومن خلال تخصيص وقتٍ لممارسة التمارين الرياضية، والاسترخاء، وأنشطة الرعاية الذاتية، يمكن للأفراد تقليل مستويات التوتر، وتحسين صحتهم بشكلٍ عام، والحفاظ على نمطٍ صحي، فإن أخذ فترات راحة، ودمج وقت الفراغ في الجداول الزمنية، يعزّز تجديد النشاط، ويمنع الإرهاق.

10- زيادة الشعور بالثقة والسيطرة

تعمل إدارة الوقت على تمكين الأفراد، وذلك من خلال تزويدهم بشعور السيطرة على جداولهم ومسؤولياتهم. وعند الاهتمام بالوقت، يصبح الأفراد أكثر تنظيماً وثقةً في إدارة مهامهم، وتحقيق أهدافهم. ^[1]